Informelle Kommunikation im Homeoffice – und wie sie wirkt

Das gute Kommunikation im beruflichen Kontext wichtig ist, ist keine Neuigkeit. Das Perfide bei dem Versuch, Kommunikation zu verändern oder neu zu implementieren ist, dass allzu oft nur ein Teil der tatsächlich stattfindenden Kommunikation bedacht wird.

Gerne werden die sichtbaren “Elemente” der Kommunikation in den Fokus genommen, Dokumente, oder Informationsketten, und die informellen Elemente gelingender Kommunikation übersehen.

Ein Kundenbeispiel

Ein Kunde von uns, ein mittelständisches, produzierendes Unternehmen hat (in den nicht produzierenden Abteilungen) drei Teams mit Stärken von 5-9 Mitarbeitern. Ein Team, geleitet von Thomas, ist für Konstruktionsprojekte zuständig und überaus geübt, die jeweiligen Projekte zeitnah und umfassend zu dokumentieren.

Die IT ist auf einem guten Stand, alle Arbeitsplätze des Teams virtualisiert, Dokumente werden in einer internen Cloud gespeichert und zur Verfügung gestellt. Damit war das Unternehmen technologisch bestens gerüstet, um beim ersten Lockdown in 2020 die Teammitglieder ins Homeoffices zu senden.

Technik stellt nur einen Teil gelingender Kommunikation sicher

Zunächst schien auch alles gut zu laufen. Nach einigen Wochen aber wurden Fehler spürbar. Dokumente waren nicht wie gewohnt aktuell, oder fanden sich verspätet im Projektverlauf ein. Thomas, der die Prüfung der Vollständigkeit der Dokumentation als Aufgabe hat, fiel das bald auf.

Darauf angesprochen, waren die Kollegen überrascht, denn solche “Fehler” waren ihnen bisher nicht unterlaufen. Im weiteren Verlauf mehrten sich diese zuvor unbekannten Fehler derart, dass Thomas ein Teammeeting einberief. Dort beschloss das Team, die Dokumentenchecklisten sichtbarer zu stellen, diese regelmäßiger zu prüfen und aktuell zu halten, sowie ggf. Kollegen auf fehlende Dokumente aufmerksam zu machen.

Als auch diese Maßnahme keine Besserung ergab, und die Teammitglieder sich keinen Reim auf dieses Geschehen machen konnten, holte uns Thomas mit der Bitte an Bord, Ideen zu entwickeln.

Kommunikation erfolgt in großen Teilen auf informellem Wege – Prozesse und Regeln können das nicht ersetzen

Wir haben mit dem Team in einer strukturierten Onlinesession darüber gesprochen, wie sie vor der Pandemie gearbeitet hatten. Das überaus freundliche, kollegiale und ehrgeizige Team pflegte im Büro stets engen Kontakt sowie einen regen verbalen Austausch über den aktuellen Projektverlauf.

Jeder kannte die relevanten Aufgaben (und deren Status) der Kollegen und wusste zudem, welche Dokumente erzeugt werden mussten. Gegenseitig erinnerten sie sich wenn etwas fehlte. Und das auf informellem Wege: in der Kantine, bei einem Gespräch im Büro, oder bei einer Kaffeepause.

Informelle Kommunikation ist immer da – wird aber oft nicht wahrgenommen

Als dem Team klar wurde, dass sie zwar technologisch für das Homeoffice alles nötige umgesetzt, aber für die gleichermaßen wesentliche informelle Kommunikation keine Zeiten und Formate hatten, wurde deutlich wie die Fehler entstehen konnten.

Wir haben mit dem Team in zwei weiteren Onlinesessions mehrere Strategien besprochen, wie man den Verlust des informellen Anteils der Projektkommunikation ausgleichen kann. Gemeinsam hat sich das Team für ein Set aus passenden Maßnahmen entschieden und diese umgesetzt.

Flexibel und gemeinsam informelle Austauschräume schaffen und nutzen

In einem vierten, letzten Termin haben wir gemeinsam die Wirksamkeit überprüft, und zwei der Maßnahmen durch andere ersetzt.

Als wir nach drei Monaten bei unserem Kunden den Stand nachfragten, waren die Fehler wieder zurückgegangen, und die allgemeine Zufriedenheit der Teamkollegen auf ein sehr gutes Niveau zurückgekehrt.

Mit dieser Erfahrung kamen auch einige weitere, positive Effekte der Homeofficeumsetzung zum Vorschein und die Geschäftsleitung hat beschlossen, Homeoffice in Zukunft als generelle Arbeitsform zu prüfen.

nachVORNE denken GbR, Die Homeoffice-Experten

www.nachvorne-denken.de

Mit strukturierten Online-Modulen ermöglichen wir unseren Kunden potentielle Schwachstellen bei der Umsetzung von Homeoffice aufzudecken, und damit nicht nur Fehler zu vermeiden, sondern durchaus eine Produktivitätssteigerung zu ermöglichen.

„Wie lange dauert dieses schei… Corona-Homeoffice eigentlich noch?“ stöhnte meine Bekannte am Telefon. „Seit Wochen das reinste Chaos auf meine Schreibtisch und in der Wohnung. Meine Arbeit zerfasert, ich fühle mich wie abgeschnitten von der Firma, mein Energielevel tendiert gegen Null!“ Wie sich herausstellte, war Claudias Leben geradezu „aus den Fugen geraten“. Die S-Bahn-Fahrten fehlten ihr als „mentale Übergangszeit“. Die klare Struktur des Büroalltags vermisste sie ebenso wie das gute Gefühl, „heute wieder was weggeschafft“ zu haben. Ob ich ihr vielleicht irgendwie helfen könne? fragte sie zum Schluss. „Möglichst schnell!“ Zum Glück hatte ich schon eine Idee. Wir verabredeten uns also zu wöchentlichen Online-Meetings. Und legten los.

So hat sich Claudia neu strukturiert

Meine Idee war es, Claudias Tagen eine neue Struktur zu geben. Wie eine Melodie mit wiederkehrendem

Rhythmus. Teil dieses neuen Rhythmus war es, dass Claudia diejenigen Tätigkeiten identifiziert hat, die eilig und wichtig zugleich waren. Ihre Fokus-Arbeit also. Diese Fokus-Arbeit hat sie auf ihre persönliche „Prime-Time“ gelegt: Die Stunden am Tag, in denen sie sich am allerbesten konzentrieren kann. Innerhalb dieser „Arbeitfokus-Primetime“ waren ab sofort sämtliche anderen Tätigkeiten tabu. Dadurch kommt sie nun immer öfter in einen Arbeits-Flow.

Hilfreiche Gewohnheiten sparen Energie!

Als nächstes haben wir überlegt, wie sie morgens besser in ihren Arbeitsmodus hineinkommt und abends wieder hinaus. (Als sog. „Eule“ hatte sich ihr Frühstück zuletzt auf die frühen Nachmittagsstunden eingependelt. Das hatte zu erheblichen Problemen bei der Terminkoordination geführt). Dazu haben wir nach nützlichen neuen Gewohnheiten gesucht. Denn Gewohnheiten helfen uns Menschen, wiederkehrende Arbeiten fast mühelos auszuführen (das wusste ich noch aus der Waldorfschule). So auch bei Claudia: Als sie ihre neue Morgenroutine erst mal etabliert hatte, fiel es ihr viel leichter, morgens frisch in die Projektarbeit zu starten.

Außerdem hatten wir unterwegs noch ein paar „Extra-Hämmer“ zu verarbeiten. Als Teilzeit-Mama war Claudia immer wieder unmittelbar betroffen von den Schulschließungen. Und Lehrerin hatte sie nun wirklich nie werden wollen! Aber auch das hat sich irgendwann „eingeruckelt“….

Die innere Balance (wieder)finden

Vor einiger Zeit hatte ich mich mit dem “happiness advantage” beschäftigt. (Kurzversion: zufriedene Mitarbeiter bringen besseren Output) Schon allein deswegen schien es mir zielführend, dass Claudia sich aktiv um ihr Wohlergehen kümmert, um sich aus ihrer „Jammerlaune“ zu befreien. Interessanterweise war das fast die schwierigste Aufgabe, bei der Claudia die meiste Unterstützung von mir benötigte.

Zwar konnte sie spontan einige Dinge benennen, die ihr gut tun. Gemeinsam haben wir auch angemessene Zeitslots gefunden, in denen wir sie unterbringen konnten. Schwierig war die tagtägliche Umsetzung: Meist hat sie die Wellness-Pausen entweder vergessen – oder in ihrem Eifer bewusst ausfallen lassen. Weil es ihr schwerfiel, sich „einfach nur so“ am helllichten Nachmittag 30 Minuten bewusste Auszeit zu nehmen. Eine Zeit lang habe ich sie daher zur verabredeten Zeit angerufen. Danach ging es besser.

Nach drei Wochen fiel mir auf, dass sie schon deutlich ausgeglichener und zufriedener auf mich wirkte. Auf meine Frage nach ihrer inneren Balance erhielt ich folgende Antwort:

 „Ich bin gefühlt fünf Mal so produktiv wie am Anfang! Und doppelt so zufrieden!“

Auf Distanz ist nicht allein – Homeoffice richtig machen!

*Hunter, Emily & Wu, Cindy. (2015). “Give Me a Better Break: Choosing Workday Break Activities to Maximize Resource Recovery”, Journal of Applied Psychology, 2015

** Shawn Achor, “The Happiness Advantage“(2010)