Informelle Kommunikation im Homeoffice – und wie sie wirkt
Das gute Kommunikation im beruflichen Kontext wichtig ist, ist keine Neuigkeit. Das Perfide bei dem Versuch, Kommunikation zu verändern oder neu zu implementieren ist, dass allzu oft nur ein Teil der tatsächlich stattfindenden Kommunikation bedacht wird.
Gerne werden die sichtbaren “Elemente” der Kommunikation in den Fokus genommen, Dokumente, oder Informationsketten, und die informellen Elemente gelingender Kommunikation übersehen.
Ein Kundenbeispiel
Ein Kunde von uns, ein mittelständisches, produzierendes Unternehmen hat (in den nicht produzierenden Abteilungen) drei Teams mit Stärken von 5-9 Mitarbeitern. Ein Team, geleitet von Thomas, ist für Konstruktionsprojekte zuständig und überaus geübt, die jeweiligen Projekte zeitnah und umfassend zu dokumentieren.
Die IT ist auf einem guten Stand, alle Arbeitsplätze des Teams virtualisiert, Dokumente werden in einer internen Cloud gespeichert und zur Verfügung gestellt. Damit war das Unternehmen technologisch bestens gerüstet, um beim ersten Lockdown in 2020 die Teammitglieder ins Homeoffices zu senden.
Technik stellt nur einen Teil gelingender Kommunikation sicher
Zunächst schien auch alles gut zu laufen. Nach einigen Wochen aber wurden Fehler spürbar. Dokumente waren nicht wie gewohnt aktuell, oder fanden sich verspätet im Projektverlauf ein. Thomas, der die Prüfung der Vollständigkeit der Dokumentation als Aufgabe hat, fiel das bald auf.
Darauf angesprochen, waren die Kollegen überrascht, denn solche “Fehler” waren ihnen bisher nicht unterlaufen. Im weiteren Verlauf mehrten sich diese zuvor unbekannten Fehler derart, dass Thomas ein Teammeeting einberief. Dort beschloss das Team, die Dokumentenchecklisten sichtbarer zu stellen, diese regelmäßiger zu prüfen und aktuell zu halten, sowie ggf. Kollegen auf fehlende Dokumente aufmerksam zu machen.
Als auch diese Maßnahme keine Besserung ergab, und die Teammitglieder sich keinen Reim auf dieses Geschehen machen konnten, holte uns Thomas mit der Bitte an Bord, Ideen zu entwickeln.
Kommunikation erfolgt in großen Teilen auf informellem Wege – Prozesse und Regeln können das nicht ersetzen
Wir haben mit dem Team in einer strukturierten Onlinesession darüber gesprochen, wie sie vor der Pandemie gearbeitet hatten. Das überaus freundliche, kollegiale und ehrgeizige Team pflegte im Büro stets engen Kontakt sowie einen regen verbalen Austausch über den aktuellen Projektverlauf.
Jeder kannte die relevanten Aufgaben (und deren Status) der Kollegen und wusste zudem, welche Dokumente erzeugt werden mussten. Gegenseitig erinnerten sie sich wenn etwas fehlte. Und das auf informellem Wege: in der Kantine, bei einem Gespräch im Büro, oder bei einer Kaffeepause.
Informelle Kommunikation ist immer da – wird aber oft nicht wahrgenommen
Als dem Team klar wurde, dass sie zwar technologisch für das Homeoffice alles nötige umgesetzt, aber für die gleichermaßen wesentliche informelle Kommunikation keine Zeiten und Formate hatten, wurde deutlich wie die Fehler entstehen konnten.
Wir haben mit dem Team in zwei weiteren Onlinesessions mehrere Strategien besprochen, wie man den Verlust des informellen Anteils der Projektkommunikation ausgleichen kann. Gemeinsam hat sich das Team für ein Set aus passenden Maßnahmen entschieden und diese umgesetzt.
Flexibel und gemeinsam informelle Austauschräume schaffen und nutzen
In einem vierten, letzten Termin haben wir gemeinsam die Wirksamkeit überprüft, und zwei der Maßnahmen durch andere ersetzt.
Als wir nach drei Monaten bei unserem Kunden den Stand nachfragten, waren die Fehler wieder zurückgegangen, und die allgemeine Zufriedenheit der Teamkollegen auf ein sehr gutes Niveau zurückgekehrt.
Mit dieser Erfahrung kamen auch einige weitere, positive Effekte der Homeofficeumsetzung zum Vorschein und die Geschäftsleitung hat beschlossen, Homeoffice in Zukunft als generelle Arbeitsform zu prüfen.
nachVORNE denken GbR, Die Homeoffice-Experten
www.nachvorne-denken.de
Mit strukturierten Online-Modulen ermöglichen wir unseren Kunden potentielle Schwachstellen bei der Umsetzung von Homeoffice aufzudecken, und damit nicht nur Fehler zu vermeiden, sondern durchaus eine Produktivitätssteigerung zu ermöglichen.